الخطوة الأولى : تحليل الأداء

و يرتبط بعملية تحليل الأداء مفهومين في تحليل بيئة العمل وهما :

-الوضع المرغوب : ويصف الإمكانات والقدرات المتاحة في بيئة العمل واللازمة لتحقيق استراتيجية وأهداف المؤسسة.

-الوضع الحالي/الفعلي : يصف مستوى أداء العمل والإمكانات والقدرات المتاحة كما هي موجودة فعليا.

و ينتج عن هذين المفهومين إدراك الفجوة في الأداء ، ومن خلالها يمكن إدراك المشاكل المتعلقة بالأداء والعمل على إيجاد الحلول لها و محاولة توقع المشاكل التي قد تحدث مستقبلا.

لذا فإن الهدف من تحليل الأداء هو محاولة اغلاق هذه الفجوة أو على الأقل تقليصها إلى أدنى مستوى باستخدام أقل التكاليف.

الخطوة الثانية : البحث عن جذور المسببات

يجب عند تحليل أي مشكلة أن نبدأ من جذورها. وهنا نبدأ بالسؤال لماذا توجد هذه الفجوة في الأداء؟ و نبدأ بجمع المعلومات الممكنة لتحديد وتعريف سبب ضعف الأداء قبل اختيار وسيلة المعالجة، يجب أن لا نخجل من مواجهة و مصارحة أنفسنا أو المتسببين بضعف الأداء.

و يمكن اعتبار أحد العناصر التالية من أسباب ضعف الأداء :

-       قلة التغذية الراجعة عن الأداء .

-       ضعف في التحفيز.

-       ضعف في المعرفة و المهارات.

-       معدات واحتياجات غير كافية أو غير ملائمة للعمل.

-       ضعف في التركيز على الزبائن و المجتمع المحيط.

الخطوة الثالثة : اختيار وسيلة التدخل أو المعالجة

الخطوة الرابعة: تطبيق وسيلة أو طريقة المعالجة

الخطوة الخامسة : مراقبة وتقييم الأداء

نقاط القوة Strength

أي إمكانيات داخلية ذاتية موجودة فعلاً تساعد على استغلال الفرص المتاحة والممكنة وعلى مكافحة التهديدات.

نقاط الضعف Weaknesses

أي ظروف وعوامل نقص داخلية موجودة فعلاً تعيق من قدرة المؤسسة على استغلال الفرص.

الفرص المتاحة Opportunities

أي ظروف أو اتجاهات خارجية ذات أثر إيجابي على المجال الذي تتميز به المؤسسة.

التهديدات/ المخاطر  Threats

أي ظروف أو اتجاهات خارجية تؤثر سلباً على المجال الذي تتميز به المؤسسة والتي قد تقود في ظل غياب الإجراءات المدروسة إلى خسارة.

طريقة عظمة السمكة لتحليل المشكلة

مخطط عظمة السمكة 

(ايشكاوا) أو كما يسمى مخطط السبب والتأثير سبب تسميته هو أن الشكل النهائي لهذا المخطط شبيه الهيكل العظمي للسمكة , حيث أن رأس السمكة يمثل المشكلة الأساسية و كل عظمة فرعية من العمود الفقري يمثل العناصر الرئيسية لهذه المشكلة

تعد أداة عظمة السمكة أداة رائعة لتحليل المشكلات بمشاركة المسئولين عن هذه المشكلة أو المسئولين عن العناصر الرئيسية التي قد تكون سببا في هذه المشكلة , سواء كانت هذه المشكلة شخصية أو على مستوى مشكلات الشركات و المنظمات صغيرة كانت هي المشكلات أم كبيرة فهذا التخطيط يساعدك على تحليل و إيجاد جميع المشكلات مهما كانت صغيرة أو تافهة و التي قد تكون هي السبب الرئيسية المؤثر للمشكلة الكبيرة

طريقة شجرة المشكلة لتحليل المشكلة

خطة التحسين المدرسي باستخدام النموذج المنطقي

خطة عمل لتنفيذ المعايير الجديدة

أساسيات لتحسين الأداء

 إن الخطوات اللازمة لتحسين الأداء على المستوى الفردي ،فرق العمل، تتبع الخطوات الأساسية التالية:

1. حدد نقاط الضعف و الفجوات في العنصر المطلوب إجراء معالجته.

2. طور خطة لمعالجة القضايا والفجوات التي قمت بتحديدها.

3. اعمل على تأسيس الطريقة المثلى في إنجاز العمل.

4. التحق بالبرامج التدريبية لتطوير مهاراتك.

5. قم بقياس التقدم الحاصل في مهاراتك بعد الإجراءات المتخذة.

6. يجب أن تُعلم برد فعل رئيسك وأن تعطيه تغذية راجعة عن أعمالك.

7. الآن راجع كل العملية التي قمت بها وقيم نتائجها.

8. حاول أن يكون لديك دائما خططا للتطوير و التحسين المستمر للأداء.

      دور المدير في عملية تطوير و تحسين الأداء

يجب على المدير الحرص على تنفيذ استراتيجيات الأداء و متابعتها، ويمكن تلخيص دوره بالخطوات التالية :

1. تحديد المشكلة وتحليل الموقف.

2. طلب المشورة المتخصصة وعمل التقييم اللازم.

3. وضع وتحديد الأهداف

4. تحديد المدخلات اللازمة.

5. التطبيق والتعزيز (زيادة السلوك الإيجابي وتقليل السلبي)

6. المتابعة الدائمة وإعادة التقييم والمشورة.

فرق العمل 

وهي مجموعة صغيرة تضم عددا من الأفراد تخصصاتهم مختلفة ولكنها متكاملة، مطلوب منهم أداء مهمات وأهداف معينة في وقت معين وهم مسؤولون عن أدائهم. عادة ما يتراوح عددهم من 5-10. وهذه الفرق تفيد في : تبادل الخبرات والمهارات اللازمة، جمع المعلومات وتكوين البدائل وتقييمها واتخاذ القرارات والإجراءات المناسبة، فتح آفاق كبيرة على حل المشكلات، وتوفير الوقت. ولكن يجب الحرص عند اختيار فريق العمل بحيث يكون متجانسا لأنه إذا كان غير متجانس و غير متكافئ فإن النتائج ستكون سلبية.

هناك مؤسسات تقوم بعمل (الدوران الوظيفي) وهو يعني باختصار أن كل موظف بعد أن يثبت مهارته في قسمه وعمله يتنقل بين الأقسام لفترات قصيرة ليأخذ فكرة عن طبيعة عمل الأقسام الأخرى ، حتى تكون العملية التي تمر بها المؤسسة بشكل كامل أمامه.

الرضى الوظيفي و تحسين الأداء

الرضى الوظيفي يعنى أن توفر المؤسسة المتطلبات الأساسية اللازمة لأداء العمل ، وكل الوسائل اللازمة المادية والمعنوية لأداء الأعمال. يوجد عدد من الدراسات يربط بين الرضى الوظيفي وبين الأداء الجيد ، وفي نفس الوقت توجد دراسات أخرى تبين أن الرضى الوظيفي لا يؤدي بالضرورة إلى الأداء الجيد بسبب تدخل العديد من العوامل. وباختلاف الآراء و التفسيرات يبقى أن المؤسسة لا شك عليها مسؤولية تجاه موظفيها بالقدر المعقول والمطلوب لتوفير الأجواء المناسبة للعمل ماديا ومعنوياً، ثم بعد ذلك تكون مسؤولية الأداء على الموظف.

تعديل السلوك وتحسين الأداء

تعديل السلوك هو إحدى الوسائل لتحسين الأداء لأننا من خلاله نحاول إزالة وتقليص السلوك السلبي و زيادة السلوك الإيجابي. ونبدأ بالوسائل الإيجابية وقد ينتهي بنا المطاف إلى الوسائل العقابية، وذلك مرهون بحسب استجابة الموظف والظروف المحيطة، ويمكن إلزام الموظف بكتابة تقرير يومي عن عمله، لأنه سيدرك إن لم يعمل بهذا اليوم سوف لن يجد ما يكتبه، وهذا لا يعني أن يكون العمل منجزا ومنتهيا فقد يستهلك العمل عدة أيام .